Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge.
Im Rahmen der sog. ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden soll. Voraussetzung hierfür ist die ab 1. Januar 2025 obligatorische E-Rechnungspflicht, die nunmehr mit dem WtcG eingeführt wird.
Die obligatorische Ausstellung von E-Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden. Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Zu den Vorteilen gehören eine schnellere Bearbeitung, Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Papier und Porto sowie eine bessere Nachverfolgbarkeit und Archivierung von Rechnungen.
Die Pflicht zur E-Rechnung bedeutet, dass Rechnungen in einem vorgegebenen elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und übermittelt werden müssen. Diese Formate stellen sicher, dass die Rechnungsdaten standardisiert und maschinenlesbar sind.
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o.g. Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff „sonstige Rechnung“ fallen. Eine per E-Mail versandte pdf-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfordert eine Anpassung der internen Prozesse und Systeme der betroffenen Unternehmen. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungssoftware kompatibel ist und die neuen Anforderungen erfüllt. Zudem sind Schulungen und möglicherweise die Hinzuziehung externer Dienstleister notwendig, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Für Unternehmen, die diesen Umstieg nicht rechtzeitig umsetzen, können Sanktionen und Verzögerungen bei Zahlungen drohen. Daher ist es entscheidend, frühzeitig mit den Vorbereitungen zu beginnen und sich mit den technischen und rechtlichen Anforderungen vertraut zu machen.
Insgesamt wird die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland als wichtiger Schritt hin zu mehr Transparenz, Effizienz und Nachhaltigkeit im Geschäftsverkehr gesehen. Sie reiht sich in die EU-weiten Bestrebungen ein, den elektronischen Rechnungsaustausch zu fördern und die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben.
Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 eRechnungen ausstellen und empfangen können.
Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben: In den Jahren 2025 und 2026 sind neben eRechnungen auch Papierrechnungen und -vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers- sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (iSd. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.
In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die eRechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.
Hinweis für Rechnungsempfänger: Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von eRechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Betroffen hiervon sind auch Kleinunternehmer oder Unternehmer im Nebenerwerb. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 also in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können.
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